?Pengertian managemen :

?Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan.

?Pengertian informasi :

?Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.

Manajemen informasi adalah pengumpulan, penyimpanan, sosialisasi, pengarsipan dan penghancuran informasi.

Tujuan

• Mendapatkan data secara akurat dan konsisten
• Menghasilkan informasi yang berguna dari data mentah
• Menyimpan informasi secara aman dan dapat diakses selama masa manfaatnya
• Mendukung komunikasi dan mengambil keputusan secara efektif

Sejumlah besar data akan dikumpulkan selama proyek, program, atau portofolio. Tim manajemen perlu mengambil data mentah dan menghasilkan informasi melalui analisis dan interpretasi. Prosedur manajemen informasi khusus ditunjukkan di bawah ini:

Manajemen proyek sistem informasi

?Manajemen proyek sistem informasi sering disingkat juga sebagai MPSI adalah kerangka kerja atau inisiatif yang mengukur tingkat keberhasilan proyek. MPSI juga memberikan informasi yang diperlukan untuk memantau dan mengendalikan proyek.

?Menurut Raymond Mcleod. JR. (2008) “Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa”.

?Sebuah sistem informasi manajemen proyek (PMIS) dapat menjadi kerangka kerja untuk memandu kemajuan proyek dan membantu untuk meningkatkan tingkat keberhasilannya.

Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan proyek
bidang lain adalah sebagai berikut :

1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.

2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.

4. Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam
5. Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang  dimengerti berbagai pihak secara seragam. Kebijakan Sistem Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi

Penerapan Manajemen Proyek Sistem Informasi

1. Basis Data Risiko

?Setiap risiko perlu ada data mengenai perkiraan probabilitas, preventif / tindakan korektif dilaksanakan, data aktual kejadian dan efektivitas tindakan.

?Data tentang risiko yang berbeda-beda pada proyek yang sudah selesai secara sistematis dikumpulkan dan disimpan dalam data base.

2. 2. Basis Data Paket Pekerjaan

?Dalam paket pekerjaan biasanya berisi deskripsi dan spesifikasi, hasil estimasi usaha, sesuai perubahan atau klaim usaha yang sebenarnya. Serupa dengan data base risiko, data base paket pekerjaan menyimpan data aktual proyek yang sudah selesai.

3. Basis Data Perubahan dan Klaim

?Penerapan ketiga dari MPSI adalah data base yang berisi semua perubahan besar (perubahan permintaan dan perintah perubahan) dan / atau klaim yang tidak secara langsung sesuai dengan paket pekerjaan masing-masing, tetapi signifikan untuk hasil proyek.

Manfaat Manajemen Proyek Sistem Informasi

MPSI memungkinkan tim proyek untuk menentukan berbagai hal seperti waktu, uang, sumber daya dan melihat apakah mereka dapat menemukan alasan mengapa ini terjadi.

Selain itu juga MPSI dapat membantu para pemimpin proyek untuk menilai dampak pada proyek dari risiko masa depan yang disebabkan oleh waktu dan biaya berlebih, dan juga untuk memastikan bahwa kualitas proyek tidak buruk. Ini akan membantu tim untuk memahami bagian-bagian dari proyek yang memerlukan revisi pedoman dan bagaimana mereka harus melaksanakan.

Faktor Keberhasilan Manajemen Proyek Sistem Informasi

1 Dukungan dari Manajemen Atas

?Karena bekerja dalam tingkat koordinasi atas dan bawah, sangat penting apa yang kita lakukan didukung penuh oleh atasan. Hal ini menjadi suatu keharusan mutlak untuk keberhasilan manajemen proyek.

?Dukungan yang dimaksud pun tidak hanya sekali, melainkan teratur dan terlihat. Artinya ada timbal balik ataupun tanggapan dari manajemen atas terhadap apa yang sedang dikerjakan.

2. Quality Control

?Tim manajemen sistem informasi harus mengatur dan menerapkan kriteria kualitas yang ketat, secara berkala oleh manajer proyek yang berpengalaman, dari apa yang harus masuk ke dalamnya dan apa yang tidak cocok.

?Dalam kasus sistem pencarian teks lengkap, menghitung jumlah download oleh pengguna yang berbeda per entri bisa menjadi indikator yang baik dari relevansi.

?Kriteria numerik lainnya untuk fungsi pencarian bisa menjadi volume setiap entri (dalam hal proyek yang sesuai, paket pekerjaan, nilai risiko, perubahan atau klaim, dll).

3. Pembaruan Rutin dan Sering

?Informasi yang tersimpan harus up to date. Konten yang teratur, jelas dan update akan meningkatkan daya tarik dari keseluruhan sistem.

4. Mudah Digunakan

?Seluruh sistem harus mudah digunakan, dalam hal men-download dan mengirimkan informasi. Selain itu akses ke sistem harus semudah mungkin. Sehingga informasi yang ada dapat dimanfaatkan dengan mudah.

5. Penghargaan untuk Setiap Kontribusi

?Imbalan atau insentif bagi kontribusi untuk manajemen proyek sistem informasi adalah cara lain untuk meningkatkan atau menjaga nilai lebih.

Metodologi Manajemen Sistem Informasi

1. Metodologi The Traditional Approach

disebut juga Pendekatan Konvensional (conventionalapproach) atau Pendekatan Klasik (classicalapproach).Metodologi ini  mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengpengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle.

Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut :
1. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit

2. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal
   3. Kemungkinan kesalahan sistem besar Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahankesalahan sistem akan menjadi lebih besar.
   4. Keberhasilan sistem kurang terjamin

2. Metodologi Rational UnifiedProcess

RationalUnifiedProcess (RUP) merupakan suatu metode rekayasa perangkat lunak yang dikembangkan dengan mengumpulkan berbagai bestpractises yang terdapat dalam industri pengembangan perangkat lunak. Ciri utama metode ini adalah menggunakan use-casedriven dan pendekatan iteratif untuk siklus pengembangan perankat lunak. Gambar dibawah menunjukkan secara keseluruhan arsitektur yang dimiliki RUP.

Fase RUP

?Inception/insepsi

?Elaboration/elaborasi

?Construction/konstruksi

?Transition/transisi

3. Metodologi Critical Chain

CriticalChain Project Management adalah turunan dari manajemen CPM ( CriticalPathManagement ).

CriticalChain Project Management atau dikenal juga sebagai Metode
Rantai Kritis adalah metode perencanaan dan pengolahan proyek yang menekankan
pada sumber daya ( sik dan manusia ) yang diperlukan dalam rangka melakukan tugas-tugas proyek.

• Penelitian Pengembangan atau research and development (R&D) adalah sebuah strategi atau metode penelitian yang cukup ampuh untuk memperbaiki praktik (Sukmadinata, 2009).
• Penelitian Pengembangan juga didefinisikan sebagai suatu proses atau langkah-langkah untuk mengembangkan suatu produk baru atau menyempurnakan produk yang telah ada yang dapat dipertanggungjawabakan (Sujadi, 2003:164).
• Proyek Penelitian dan Pengembangan (Research and Development) merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan atas suatu fenomena yang muncul di masyarakat, kemudian dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Proyek ini dapat berupa proyek yang meningkatkan dan memperbaiki mutu produk.
• Kegiatan utama pada proyek ini adalah melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan produk tertentu. Proses pelaksanaan serta lingkup kerja yang dilakukan sering mengalami perubahan untuk menyesuaikan dengan tujuan akhir proyek.
• Tujuan proyek dapat berupa memperbaiki atau meningkatkan produk, pelayanan atau metode produksi.

PROSEDUR PENELITIAN PENGEMBANGAN MENURUT BORG DAN GALL

• Melakukan analisis produk yang akan dikembangkan
• Mengembangkan produk awal
• Validasi ahli dan revisi
• Ujicoba lapangan skala kecil dan revisi produk
• Uji coba lapangan skala besar dan produk akhir

JENIS-JENIS RESEARCH AND DEVELOPMENT PROJECT

• Proyek yang berorientasi pada produk atau proses baru

• Peningkatan produk atau teknologi

• Penciptaan atau pengembangan produk platform teknologi baru

LANGKAH-LANGKAH PROYEK RESEARCH AND DEVELOPMENT

• Penelitian dan Pengumpulan Data (Research & Information Collecting)
• Perencanaan Penelitian (Planning)
• Pengembangan Desain (Develop Preliminary of Product)
• Uji Coba Lapangan Awal (Preliminary Field Testing)
• Merivisi Hasil Uji Coba (Main Product Revision)
• Uji Coba Lapangan (Main Field Testing)
• Revisi Hasil Uji Lapangan (Operational Product Revision)
• Uji Kelayakan (Operational Field Testing)
• Revisi Produk Akhir (Final Product Revision)
• Diseminasi dan Implementasi Produk (Dissemination and Implementation)

PERENCANAAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PROYEK

Kegiatan-kegiatan yang meliputi perumusan tujuan penelitian, memperkirakan hal-hal yang dibutuhkan dalam penelitian, perumusan kualifikasi peneliti dan bentuk partisipasinya dalam penelitian

TAHAP-TAHAP PERENCANAAN RESEARCH AND DEVELOPMENT

Penyiapan rencana proyek secara detail

• Jadwal pekerjaan
• Anggaran dan sistim pengendalian biaya
• Work Breakdown Structure secara rinci
• Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan sulit serta rencana antisipatif untuk mengatasi masalah-masalah yang mungkin terjadi
• Rencana sumberdaya manusia dan penggunaannya
• Rencana pengujian hasil proyek
• Rencana dokumentasi
• Rencana peninjauan pekerjaan
• Rencana pelaksanaan hasil proyek

Penentuan spesifikasi proyek secara rinci

1. Spesifikasi kebutuhan user.

Spesifikasi ini akan berhubungan dengan hasil yang diinginkan oleh user secara umum. Spesifikasi kebutuhan user akan menentukan apakah hasil proyek dapat diterima atau tidak.

2. Spesifikasi kebutuhan proyek

Spesifikasi kebutuhan proyek merupakan terjemahan teknis dari kebutuhan user. Terjemahan ini bisa dalam bentuk, ukuran, kapasitas, kecepatan, dll.

FAKTOR-FAKTOR RISIKO DALAM PROYEK

• Faktor Bahan (material)
• Faktor Keuangan (financing)
• Faktor Peralatan (equipment)
• Faktor Lingkungan dan masyarakat (environment)
• Faktor perencanaan
• Faktor Tenaga kerja (man power)
• Faktor Manajemen

PENGELOLAAN RISIKO PERUBAHAN TEKNOLOGI

• Berdasarkan teknologi risiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan. Jika tim tidak mengenal perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, atau sistem manajemen basis data yang diusulkan untuk proyek ini, kemungkinan besar proyek akan mengalami masalah teknis atau memerlukan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya karena kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru.

Created by : Dwina Apriyanti
NPM            : 0218123020
Manajemen S1 Reg-B1 A

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

Daftar pustaka

Mikulskiene, B. 2014. Research and Development Project Management. Vilnius: Mykolas Romeris University.
Utami, E., Istiyanto, J.E., Raharjo, S. 2007. Metodologi Penelitian pada Ilmu Komputer. Jurnal Ilmu Komputer, Seminar Nasional Teknologi 2007 (SNT 2007) Yogyakarta.
Laudon, Kenneth.C dan Jane P.Laudon.2014.Management Information System:Managing the digital firm (Thieteenth Edition)
Jurnal Teknik Sipil dan Lingkungan Vol.2.No.3,September 2014

PROJECT CONTROL

Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisa kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Project Balancing atau Pengendalian Proyek adalah suatu kegiatan pengawasan/monitoring suatu proyek agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana.

PERBEDAAN PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

• Perencanaan berkonsentrasi pada penetapan arah dan tujuan, pengalokasian sumber daya, pengantisipasian masalah, pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan
• Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada pengendalian pekerjaan ke arah tujuan, penggunaan sumberdaya secara efektif, perbaikan/koreksi, dan pemberi imbalan pencapaian tujuan.

TIGA LANGKAH PROSES PENGENDALIAN PROYEK

• Menentukan Standar Performansi

Misalnya sepdifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberdaya

• Membandingkan Performan

Membangdingkan performan aktual dengan performan standard

• Koreksi Penyebab

Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap performansi standard.

MONITORING INFORMASI

Untuk kepentingan pengendalian, diperlukan informasi yang tepat waktu dan akurat mengenai pekerjaan yang sedang berjalan. Agar dapat menyediakan informasi yang tepat waktu dan akurat, perusahaan memerlukan sistem informasi yang baik. Berikut beberapa sistem informasi terkait proyek:

• Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost Accounting System/ PCAS)
• Sistem Informasi Manajemen Proyek

Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost Accounting System/ PCAS)

PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau komputerisasi, yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, dan  pengendalian biaya proyek

Sistem Informasi Manajemen Proyek

Sistem ini merupakan sistem yang bisa manual atau terkomperisasi, yang dimaksudkan untuk penyediaan kebutuhan informasi yang tepat waktu, akurat, sesuai kebutuhan bagi pembuatan keputusan manajemen

DUA JENIS PENGENDALIAN PROYEK

• Pengendalian Internal

Pengendalian yang mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standard yang berasal dari sistem kontraktor sendiri.

• Pengendalian Eksternal

Pengendalian yang didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan pihak klien atau user.

ALAT UKUR PERFORMANSI PROYEK

Analisis Biaya Dan Jadwal

• BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled). Yaitu ukuran yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan dan ditetapkan dalam anggaran.
• ACWP (Actual Cost of Work Performed). Yaitu ukuran yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.
• BCWP (Budgeted Cost of Work Performed). Yaitu ukuran yang menyatakan jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Ukuran ini disebut juga Earned Value.
• Cost Variance (CV). Merupakan selisih antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (BCWP) dengan biaya aktual untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (ACWP) atau CV = BCWP – ACWP Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Bila CV bernilai negatif maka dari segi biaya performance pekerjaan tersebut kurang bagus.
• Schedule Variance (SV). Merupakan selisih biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dilaksanakan (BCWP) dengan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan (BCWS) atau SV = BCWP – BCWS
• Time Variance (TV). Merupakan selisih antara waktu saat pelaporan atau status date (SD) dan waktu ketika BCWS = BCWP atau Budgeted Cost At Status Date (BCSD).
• Cost Performance Index (CPI). Merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual CPI = BCWP/ ACWP.
• Schedule Performan Index (SPI). Merupakan perbandingan biaya pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya pekerjaan yang dijadwalkan pada periode tertentu. SPI = BCWP/ BCWS. Bila nilai CPI dan SPI lebih besar dari 1 maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan dengan biaya yang lebih kecil dri yang dianggarkan.

Analisis Teknis

• Analisis teknis terkait dengan spesifikasi teknis. Analisis ini untuk melihat apakah hasil proyek memenuhi persyaratan teknis yang dimintai ataukah tidak. Analisis ini biasanya berupa pembandingan ukuran, kecepatan, kapasitas, kekuatan produk dsb.

MASALAH-MASALAH DALAM PENGENDALIAN PROYEK

• Hanya menekankan pada satu faktor dan mengabaikan faktor lain. Misalnya pengendalian hanya menekankan pada waktor biaya sementara faktor  performansi diabaikan.
• Prosedur pengendalian tidak diterima oleh staff karena kurang memahami arti penting pengendalian
• Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat
• Para manajer terlibat dalam beberapa proyek yang menyebabkan terabaikannya salah satu proyek.
• Kesalahan mekanisme dan pelaporan akuntansiManajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial dan menganggap masalah akan selesi dengan sendirinya sejalan dengan berlalunya waktu.

LINE BALANCING

Line Balancing atau Keseimbangan Lintasan adalah suatu analisis yang mencoba melakukan suatu perhitungan keseimbangan hasil produksi dengan membagi beban antar proses secara berimbang sehingga tidak ada proses yang idle (diam) akibat terlalu lama menunggu keluarnya peroduk dari proses yang sebelumnya.

TUJUAN KESEIMBANGAN LINTASAN

• Tujuan utama dalam menyusun Line Balancing adalah untuk membentuk dan menyeimbangkan beban kerja yang dialokasikan pada tiap-tiap stasiun kerja.
• Jika tidak dilakukan keseimbangan seperti ini maka akan mengakibatkan ketidakefisienan kerja di beberapa stasiun kerja, dimana antara stasiun kerja yang satu dengan stasiun kerja yang lain memiliki beban kerja yang tidak seimbang.

TIGA MASUKAN KESEIMBANGAN LINTASAN

• Precedence Diagram

Suatu jaringan kerja (terdiri atas rangkaian simpul dan anak panah) yang menggambarkan urutan perakitan serta ketergantungan pada operasi kerja lainnya yang tujuannya mempermudahkan pengontrolan dan perencanaan kegiatan yang terkait di dalamnya.

• Data Waktu Baku

Data waktu baku pekerjaan tiap operasi, yang diturunkan dari perhitungan waktu baku pekerjaan operasi perakitan.

• Kecepatan Lintasan

Kecepatan lintasan yang diinginkan (waktu siklus / CT).

3 METODE DASAR KESEIMBANGAN LINTAS PERAKITAN

• Metode matematis
• Metode probabilistik
• Metode heuristik

KRITERIA PENGENDALIAN

KRITERIA-KRITERIA UTAMA PENGENDALIAN ADALAH BAHWA SISTEM SEHARUS­NYA

• Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar
• Tepat waktu dengan biaya yang efektif
• Tepat – akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan

MELAPORKAN KEMAJUAN PROYEK

Dalam setiap kemajuan proyek, perlu adanya suatu laporan mengenai evaluasi kemajuan proyek dari awal hingga akhir pelaksanaan pekerjaan. Laporan ini berguna untuk mengetahui kemajuan pekerjaan proyek tersebut. Laporan kemajuan proyek dapat berupa laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan.

LAPORAN HARIAN

Dalam laporan ini tercantum semua peristiwa yang berhubungan dengan pekerjaan pada hari tersebut, diantaranya:

• Jumlah Jumlah tenaga kerja dengan keahliannya yang bekerja pada hari itu serta jumlah jam kerjanya.
• Jenis pekerjaan yang dikerjakan pada hari tersebut.
• Jenis dan jumlah bahan bangunan yang datang pada hari tersebut.
• Jenis dan jumlah peralatan pekerjaan yang digunakan
• Hal – hal yang mempengaruhi pekerjaan, misalnya hujan, gangguan listrik dan lain – lain.
• Intruksi yang diberikan dan pekerjaan yang diperiksa oleh Konsultan Pengawas.
• Catatan hal – hal yang penting selama pelaksanaan pekerjaan.

LAPORAN MINGGUAN

• Sebelum membuat laporan mingguan proyek, terlebih dahulu dibuat laporan harian proyek yang merupakan laporan per hari mengenai pekerjaan yang sedang dilaksanakan, dari ) laporan harian proyek tersebut maka dapat dibuat rekap selama satu minggu kerja dalam bentuk laporan mingguan.
• Jumlah Jumlah tenaga kerja dengan keahliannya yang bekerja pada hari itu serta jumlah jam kerjanya.

LAPORAN MINGGUAN

• Dalam laporan mingguan, tercantum secara garis besar apa yang terjadi setiap hari pada minggu tersebut. Dilaporkan pula peristiwa yang berhubungan dengan pekerjaan, yaitu jumlah tenaga kerja yang digunakan di lokasi pekerjaan (ada atau tidaknya penambahan atau pengurangann pada minggu tersebut).
• Jumlah bahan yang terpakai dari yang dipesan pada minggu tersebut.
• Perintah pekerjaan, jenis pekerjaan, peringatan – peringatan, evaluasi dari Konsultan Pengawas terhadap jalannya pembanguan proyek.
• Catatan dari Konsultan Pengawas tentang, bobot pekerjaan yang telah dilaksanakan sampai dengan minggu itu, disertai peringatan jika ada keterlambatan

LAPORAN MINGGUAN

• Laporan mingguan perlu dilakukan sebagai laporan kemajuan fisik pekerjaan selama seminggu waktu pelaksanaan. Laporan mingguan ini disusun berdasarkan laporan harian. Pada laporan ini perlu diketahui:
• Jumlah tenaga kerja dan kualitas pekerjaan tiap minggu.
• Kemajuan pekerjaan tiap minggu.
• Rekapitulasi biaya laporan mingguan kemajuan pekerjaan, dilaporakn pula kemajuan realisasi pekerjaan mingguan terhadap rencana mingguan yang dapat dilihat pada Time Schedule, berdasarkan ini dapat diketahui kemajuan pekerjaan mingguan, terlambat atau tidaknya pekerjaan berdasarkan Time Schedule.

LAPORAN MINGGUAN

Masing-masing perusahaan kontraktor atau konsultan pengawas biasanya mempunyai starandar formulir laporan minggunan tersendiri untuk digunakan disetiap pekerjaan proyek. dari laporan mingguan proyek ini kemudian dibuat rekap dalam bentuk bulan selama 1 bulan penuh.

LAPORAN BULANAN

Pada setiap akhir bulan dibuat evaluasi kemajuan pekerjaan berdasarkan laporan mingguan. Laporan bulanan ini berisikan hal-hal yang dapat menghambat pelaksanaan pekerjaan. Keterlambatan karena gangguan cuaca atau masalah-masalah lainnya dan tindakan yang diambil sebagai upaya penanganan masalah tersebut. Laporan bulanan ini dibuat sebagai.pertanggung jawaban dari Konsultan Pengawas terhadap kondisi fisik pelaksanaan konstruksi setiap bulan selama pelaksanaan, berikut proses – proses yang mendukung dan membatasinya. Prestasi kemajuan fisik yang dilaporkan dalam laporan bulanan, digunakan sebagai acuan untuk penagihan bulanan. Laporan bulanan biasanya dilengkapi dengan foto-foto yang berfungsi sebagai dokumentasi proyek.

Created by : Dwina Apriyanti
NPM             : 0218123015
Kelas            : Manajemen Reg B1-A

DAFTAR PUSTAKA

https://sites.google.com/site/operasiproduksi/pengendalian-proyek

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2013-2-01166-TI%20Bab2001.pdf

https://www.academia.edu/12158029/MEKANISME_LAPORAN_KEMAJUAN_PEKERJAAN_PROYEK

Pengertian Life Cycle Costing

Life cycle costing, LCC, adalah proses analisis ekonomi untuk menilai total biaya kepemilikan suatu produk, termasuk biaya pemasangan, operasi, pemeliharaan, konversi, dan / atau penonaktifan.

LCC Menurut Beberapa Ahli :

1. Menurut Fuller dan Petersen (1996), Life Cycle Cost (LCC) adalah suatu metode ekonomi dalam mengevaluasi proyek atas semua biaya yang timbul mulai dari tahap pengelolaan, pengoperasian, pemeliha- raan, dan pembuangan suatu komponen dari sebuah proyek, dimana hal ini dijadikan pertimbangan yang begitu penting untuk mengambil suatu keputusan
2. Menurut Barringer dan Weber (1996), Life Cycle Cost (LCC) adalah suatu konsep pemodelan perhitungan biaya dari tahap permulaan sampai pembongkaran suatu asset dari sebuah proyek sebagai alat untuk mengambil keputusan atas sebuah studi analisis dan perhitungan dari total biaya yang ada selama siklus hidupnya.

Pentingnya LCC :

• Untuk meningkatkan kesadaran biaya.
• Seluruh biaya hidup evaluasi. LCC memungkinkan evaluasi pilihan bersaing berdasarkan seluruh biaya hidup.
• Memaksimalkan pendapatan. Memahami prosedur untuk menerapkan LCC termasuk pengembangan Biaya Siklus Hidup model untuk berbagai aplikasi.
• Memahami latar belakang teoritis nilai waktu uang dan analisis risiko serta dampaknya terhadap proses pengambilan keputusan

LCC untuk Supplier :

• Dengan menggunakan LCC, Supplier dapat mengoptimalkan desain mereka dengan mengevaluasi alternatif dan dengan melakukan studi trade-off.
• Dengan menggunakan LCC, Supplier dapat mengevaluasi berbagai strategi biaya operasi dan pemeliharaan (untuk membantu pengguna produk).

LCC untuk Customer :

• Dengan menggunakan LCC, pelanggan dapat mengevaluasi dan membandingkan produk-produk alternatif.
• Dengan menggunakan LCC, pelanggan dapat menilai kelayakan ekonomi proyek atau produk.

Kenapa LCC ??

• Konflik yang umum terjadi di sebagian besar perusahaan:
• Project Engineering ingin meminimalkan biaya modal
• Maintenance Engineering ingin meminimalkan jam perbaikan
• Produksi ingin memaksimalkan jam operasi
• Realibility Engineering ingin membatalkan kegagalan
• Akuntansi ingin memaksimalkan nilai sekarang bersih proyek
• Pemegang saham ingin meningkatkan kekayaan pemegang saham

(Masih) Kenapa LCC ??

• LCC dapat digunakan sebagai alat keputusan manajemen untuk menyinkronkan konflik divisi dengan memfokuskan pada fakta, uang, dan waktu.

Komponen Biaya

1. Biaya Awal

• Desain & biaya pengembangan,
• Investasi pada aset, atau biaya peralatan,
• Biaya pemasangan atau komisi

Sl. No.	Cost Element	Value (in INR, million)/ year	Time phase	Remarks
1	Design & development (D)	–	–	Bought out item
2	Investment on asset (A)	59.4	0-1 year
3	Installation (I)	0.6	0-1 year	1% of asset cost

2. Biaya Operasi & Pemeliharaan

• Biaya tenaga kerja / Gaji Karyawan
• Biaya energi (Listrik,Air)
• Biaya cadangan & perawatan,
• Biaya bahan baku.

Sl. No.	Cost Element	Value (in INR, million)/ year	Time phase	Remarks
1	Labour (L)	0.3	2-10 year	4 workers @ 3 shifts
2	Energy (E)	4	2-10 year	MIS report of existing equipment, as new equipment is identical
3	Spare & maintenance (S)	2.6	2-10 year
4	Raw material (M)	27.7	2-10 year

Langkah Menghihitung LCC :

• Langkah 1: Tentukan waktu untuk setiap elemen biaya,
• Langkah 2: Perkirakan nilai setiap elemen biaya,
• Langkah 3: Hitung NPV dari setiap elemen, untuk setiap tahun (selama periode waktunya),
• Langkah 4: Hitung LCC dengan menambahkan semua elemen biaya, setiap tahun,
• Langkah 5: Analisis hasilnya.

Estimasi LCC (Contoh) :

• Sebuah toko pengecoran yang sangat produktif memiliki satu mesin pembuat inti yang dioperasikan dengan robot yang canggih (dibuat di Italia).
• Karena meningkatnya permintaan pengecoran, toko pengecoran ingin memasang satu mesin pembuat inti baru.
• Untuk mesin baru, ada dua opsi:Mesin robot canggih yang serupa, atau Mesin semi otomatis.

Perhitungan LCC

Dalam perhitungan sebelumnya, nilai OC yang diharapkan di masa depan di semua tahun adalah sama, yaitu 34,6 Juta INR. Nilai yang diharapkan ini bisa berbeda untuk tahun yang berbeda juga.

Elemen biaya yang berbeda untuk opsi 2 (yaitu mesin semi-otomatis) telah diperkirakan dan perhitungan final untuk LCC telah dilakukan.

 

 

Created by : Dwina Apriyanti
NPM 0218123015
Manajemen S1 Reg-B1 A

Universitas Widyatama

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

 

Alokasi Sumber  Daya

Alokasi sumber daya adalah penyerahan sumber daya yang tersedia untuk berbagai penggunaan. Dalam manajemen proyek, alokasi sumber daya atau manajemen sumber daya adalah suatu aktivitas terskedul dan sumber daya yang dibutuhkan oleh aktivitas tersebut dengan mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan waktu proyek yang dibutuhkan.

Pelaksanaan suatu proyek pada umumnya terdiri dari beberapa aktifitas yang membentuk jaringan kerja (network), dimana semua aktifitas tersebut memerlukan waktu, biaya dan sumber-sumber daya. Penggunaan sumber-sumber daya tersebut apabila tidak diatur alokasinya akan mengakibatkan penggunaan sumber daya yang tidak efisien atau bisa juga mempengaruhi lintasan kritis dari network yang sudah dibuat.

Pengaruh sumber daya pada perencanaan proyek

Sehingga ada 2 faktor yang dapat dikategorikan menjadi strategi di dalam meningkatkan kualitas sumber daya pada perencaan proyek:

• Faktor Internal, yaitu apa yang dimiliki oleh karyawan.
• Faktor External, yaitu apa yang ada di luar tenaga kerja yang dapat menjadi stimulus bagi tenaga kerja.

Klasifikasi Alokasi Sumber Daya

1. Sumber daya tidak terbatas (Unlimited Resources Allocation) Bila tingkat kebutuhan sumber daya ? jumlah sumber daya yang ada
2. Sumber daya terbatas (Limited Resources Allocation) Bila tingkat kebutuhan sumber daya > jumlah sumber daya yang ada

Contoh : Buatlah alokasi sumber daya pada aktivitas-aktivitas berikut ini jika sumber daya yang ada adalah 8.

Aktivitas	Succesor	Durasi	Kebutuhan SD
A	D	2	2
B	C,E	2	4
C	D	3	2
D	–	2	1
E	–	3	3

ALOKASI SUMBER DAYA TERBATAS  (LIMITED RESOURCES ALLOCATION)

Tujuan :

kebutuhan sumber daya tetap terpenuhi dengan  penambahan waktu yang minimal

Constraint / batasan :

jumlah sumber daya yang tersedia tetap

Cara :

• Increase Project Duration (IPD) seminimum  mungkin (optimal)
• Setiap langkah selalu hitung IPD dari aktivitas  yang konflik dan susun network lagi

Contoh : Buatlah alokasi sumber daya pada aktivitas-aktivitas pada seperti contoh sebelumnya sumber daya yang ada adalah sebanyak 4.

Aktivitas	Succesor	Durasi	Kebutuhan SD
A	D	2	2
B	C,E	2	4
C	D	3	2
D	–	2	1
E	–	3	3

ATURAN PRIORITAS

• FCFS (first come, first served). Pekerjaan pertama yang datang di sebuah proyek, diproses terlebih dahulu.
• EDD (earliest due date). Batas waktu paling awal. Pekerjaan dengan batas waktu yang paling awal dikerjakan terlebih dahulu.
• SPT (shortest processing time). Pekerjaan yang memiliki waktu pemrosesan terpendek ditangani dan diselesaikan terlebih dahulu.
• PT (longest processing time). Waktu pemrosesan terpanjang. Pekerjaan yang memiliki waktu pemrosesan lebih panjang, lebih besar biasanya sangat penting dan diutamakan terlebih dahulu.

KENDALA ALOKASI SUMBER DAYA

Perbedaan pendapat atau ketidakcocokan antara unsur-unsur proyek (stakeholders) dalam memenuhi kewajiban kontrak mereka, dimana konflik tersebut belum menjadi persengketaan.

Kondisi kontrak

(Kurangnya kesempurnaan dalam dokumen kontrak, keggagalan dalam pembayaran dan Kondisi psikologi orang dalam proyek konstruksi)

Metode Penanganan Konflik Ditinjau dari sudut manajerial, metode – metode penaanganan konflik antara lain

(Soeharto, 2001) :

1. Memaksakan kehendak (Forcing)

Forcing berarti memaksakan kehendak atau pandangan dari satu pihak kepada pihak lain yang sedang terlibat konflik. Artinya, pada saat forcing, ada pihakyang menang dan ada pihak yang kalah. Hal ini dapat terjadi bila pihak yang satu posisinya terlalu kuat terhadap yang lain. Selain itu, biasanya pihak yang kalah memilika ketergantungan yang bersifat prinsip terhadap pemenang

2. Mencari upaya pemecahan masalah (problem solving)

Pemecahan masalah (problem solving) Pemecahan masalah sering juga disebut konfrontasi, karena sifatnya adalah membicarakan secara terbuka dan langsung berdialog antara pihakpihak yang terlibat. Jadi dalam hal ini, terlebih dahulu didefinisikan apa yang menjadi konflik, mencari dan mengumpulkan informasi, sebab-sebab terjadinya konflik, menganalisis berbagai alternative yang dipandang palaing baik.

3. Berdamai atau koompromi (compromise)

Berdamai atau Kompromi berarti kedua belah pihak telah memikirkan berbagai alternative, member dan menerima, dan mencari pemecahan yang sampai batas-batas tertentu dapat diterima oleh kedua belah pihak.

4. Mendinginkan suasana (smoothing)

Mendinginkan suasana (smoothing) Mendinginkan suasana dilakukan dengan cara menekankan aspek yang positif (dari sudut kepentingan bersama) dari bagian isu yang menjadi sumber konflik dan menomor duakan atau mengesampingkan sementara perbedaan pendapat bagian isu yang lain. Jadi, disini diusahakan menjaga agar suasana tetap bersahabat.

5. Menarik diri (withdrawal)

Menarik diri (withdrawal) Langkah ini dapat diartikan sebagai menghindari (tidak bersedia menghadapi) terjadinya ketidak cocokan dalam saat tertentu. Hal ini bisa jadi disebabkan karena belum adanya konsep yang jelas untuk mendinginkan suasana, sambil memikirkan pendekatan lain pada waktu yang lebih baik.

 

Created by : Dwina Apriyanti
NPM            : 0218123020
Manajemen S1 Reg-B1 A

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

 

 

 

BIAYA & PENGELOLAAN BIAYA

• Biaya (Cost) adalah sumberdaya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu.
• Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti rupiah atau dollar.
• Pengelolaan Biaya Proyek (Project Cost Management) adalah proses-proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan dengan anggaran yang telah disetujui.

PROSES PENGELOLAAN BIAYA PROYEK

• Estimasi Biaya: mengestimasi biaya dari sumber daya yang digunakan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
• Penentuan Anggaran: mengalokasikan estimasi biaya ke detail pekerjaan, untuk kemudian diukur kinerjanya.
• Pengendalian Biaya: Mengendalikan perubahan terhadap anggaran proyek.

 

PRINSIP DASAR PENGELOLAAN BIAYA

• Profit/keuntungan: Pendapatan dikurangi pengeluaran.
• Margin Profit: rasio pendapatan terhadap profit.
• Siklus hidup pembiayaan: Total biaya untuk memiliki sebuah produk/layanan (total cost of ownership), atau biaya pengembangan ditambah support.
• Cash flow analysis: menentukan estimasi biaya dan keuntungan tahunan untuk sebuah proyek, dan cash flow yang dihasilkan.selama setahun.

PRINSIP DASAR PENGELOLAAN BIAYA

• Tangible cost or benefits adalah biaya atau keuntungan organisasi mudah diukur dengan rupiah/dollar.
• Intangible cost or benefits adalah biaya atau keuntungan organisasi yang sulit diukur dengan rupiah/dollar.
• Direct costs adalah biaya yang langsung berelasi dengan memproduksi produk dan layanan.
• Indirect costs adalah biaya yang tidak langsung berelasi dengan produk atau layanan

 

PROSES-PROSES DALAM  MANAJEMEN BIAYA PROYEK

PROSES 1 :  ESTIMASI BIAYA

• Salah satu keluaran dari manajemen biaya proyek yang paling penting adalah suau perkiraan (estimasi biaya)
• Ada beberapa jenis perkiraan biaya dan alat bantu (tool) serta teknik yang dapat digunakan untuk membantu menyusun estimasi biaya.
• Adalah penting juga untuk disusun suatu rencana manajemen biaya yang menguraikan bagaimana variasi pengaturan biaya atas suatu  proyek.

PENENTUAN ANGGARAN

• Mengalokasikan estimasi biaya proyek ke aktifitas pekerjaan yang dilakukan.
• WBS dibutuhkan untuk mengalokasikan biaya, karena WBS mendefiniskan aktifitas pekerjaan.
• Tujuannya adalah menghasilkan cost baseline.
• Cost Baseline digunakan manajer untuk memonitor dan memastikan kinerja dari biaya

MENYUSUN ANGGARAN BIAYA

1.Pernyataan cakupan proyek

2.WBS dan penjelasannya

3.Estimasi biaya kegiatan dan rincian  pendukungnya

4.Jadwal proyek: digunakan untuk melakukan  agregasi biaya pada setiap periode

5.Kalender sumber daya

6.Kontrak: Berkaitan dengan produk atau hasil apa  saja yang telah dibeli. dan berapa biayanya

 

EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM)

• EVM adalah tehnik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan biaya.
• Dengan sebuah baseline (rencana awal ditambah perubahan yang telah disetujui), kita bisa menentukan seberapa baik sebuah proyek dalam memenuhi targetnya.
• Dengan EVM kita harus secara rutin memasukan informasi aktual.

 

 

Daftar Pustaka

Ibrahim, B. (1993). Rencana dan Estimate Real of cost. Jakarta: Bumi Aksara.

Mukomoko, J. (1985). Dasar Penyusunan Anggaran Biaya Bangunan. Jakarta: GMP.

Sastraatmadja, S. (1984). Anggaran Biaya Pelaksana. Bandung: Nova.

Zainal. (1992). Analisis Bangunan Menghitung Amggaran Biaya Bangunan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Pengertian rencana anggaran biaya, diperoleh melalui situs internet: http://findadessi.blogspot.co.id/2011/ 11/pengertian-rencana-anggaran- biaya-rab.html.Diunduh pada tanggal 4 Nov 2019

https://slideplayer.info/slide/3713087/

https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=http://dinus.ac.id/repository/docs/ajar/Chapter_6_Manajemen_Biaya_Proyek.pdf&ved=2ahUKEwjct6-zpdflAhVPILcAHZz5CZ0QFjADegQIBBAB&usg=AOvVaw1CzqS1zQ1ZG0qzFM__xFpl

Definisi

Semua kegiatan dari fungsi menejemen keseluruhan yang menentukankebijakan mutu, tujuan, dan tanggung jawab, dan menerapkannya dengan menasseperti perencanaan mutu, kendali mutu, jaminan kualitas, dan peningkatankualitas dalam sistem mutu.

Manajemen kualitas yang baik adalah mengintegrasikan perhatian pada kualitas produk, fokus pada konsumen, dan orientasi pada karyawan dengan menyediakan pendekatan integral dengan isu-isu organisasi. Berdasarkan persepsi tersebut, maka manajemen kualitas didefinisikan sebagai kreasi dari sistem organisasi, dimana ketika dipergunakan oleh anggota organisasi, dapat membimbing mereka untuk meningkatkan nilai produk atau jasa kepada konsumen.

Mutu dan Pengendalian Mutu

Definisi

Mutu atau kualitas (quality) memiliki definisi yang bervariasi dari yang konvensional sampai yang lebih strategis. Definisi konvensional dari kualitas biasanya menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk, seperti performa (performance), keandalan (reliability), mudah dalam menggunakan, estetika (esthetics), dan sebagainya. Definisi strategis dari kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan (meeting the needs of customers).

Sedangkan pengendalian mutu menurut Ishikawa adalah mengembangkan, mendesain, memproduksi, serta memberikan jasa produk bermutu yang paling ekonomis, berguna dan selalu memuaskan bagi konsumen.

Tujuan Program Mutu

1. Mempertahankan Mutu

Menyediakan mekanisme digunakan untuk memastikan pemeliharaan mutu yang konsisten yang memuaskan konsumen.

2. Mengumpulkan Informasi

Mengumpulkan informasi dan data dapat dijadikan saran agar setiap unit operasi dalam proses pengolahan berjalan efektif dan efisien.

3. Memenuhi Persyaratan

Pengendalian mutu yang baik memungkinkan pembuatan proyek dapat memenuhi bermacam persyaratan sehingga produknya dapat diterima.

Langkah Pengendalian Mutu

 

1. Perencanaan Mutu

Dalam tahap ini dilakukan identifikasi terhadap kebutuhhan konsumen, kemudian dibuatlah rancangan proyek yang sesuai dengan kebutuhan konsumen dan rancangan proses pembuatan proyek sesuai dngan rancangan proyek

2. Pengendalian Mutu

Pada tahap ini dilakukan identifikasi faktor-faktor yang harus diperhatikan, mengembangkan metode pengukuran mutu, mengembangkan standar, dan mengembangkan alat pengendalian mutu.

3. Peningkatan Kualitas

Pada tahap ini dilakukan tindakan yang diperlukan bila terjadi ketidaksesuaian antara kondisi standar dan kondisi aktual di lapangan. Tindakan ini bisa berupa penyesuaian ataupun perbaikan.

METODE PENGENDALIAN MUTU

 

1. Pemeriksaan Dan PengkajianPemeriksaan dan pengkajian dilakukan terhadap gambar konsruksi proyek, rancangan pembelian peralatan dan perlengkapan, model proyek dan perhitungan desain
2. Inspeksi dan Pemeriksaan Peralatan

Melakukan pemeriksaan dan melkaukan uji coba untuk memastikan peralatan yang digunakan dalam proyek bisa berfungsi dengan baik.

3. Melakukan Pengujian Dengan Sampling

Pengujian dengan sampling dapat dilakukan untuk memastikan kualitas material sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.

Dokumen-Dokumen Pengendalian Mutu

1. Spefisikasi Teknis

Spesifikasi teknis berisiskan uraian yang disusun dengan lengkap dan jelas mengenai suatu proyek yang hendak dikerjakan sehingga bisa mencapai harapan semua pihak yang terlibat di dalamnya.

2. Gambar Kerja

Merupakan gambar acuan yang dpakai untuk mewujudkan ide rancangan ke dalam bentuk fisik. Gambar kerja yang benar-benar akurat dan detail akan sangat membantu mewujudkan sebuah proyek dengan tepat.

3. Rencana Mutu Kontrak

Merupakan pedoman jaminan mutu dalam pelaksanaan sebuah proyek.  Dokumen ini digunakan untuk memastikan bahwa hasil akhir proyek sesuai dengan syarat-syarat teknis yang dicantumkan dan telah disepakati di dalam kontrak.  Dokumen ini memang secara khusus dibuat untuk menentukan arah pengendalian proses pelaksanaan proyek sehingga didapat proyek yang berkualitas  sesuai dengan harapan

4. Dokumen AdministrasiMemang ada begitu banyak dokumen administrasi yang menyertai sebuah proyek. Khususnya untuk pengendalian mutu proyek, dokumen yang dibutuhkan antara lain hasil uji lapangan, request work dan catatan-catatan.

 5. Instruksi Teknis

Dokumen ini disusun untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengerjaan suatu proyek. Dokumen ini berisi petunjuk suatu proses kerja yang harus dikerjakan oleh tim-tim kerjaatau kelompok-kelompok yang terlibat dalam proyek.

PENGENDALIAN LANGSUNG

 

1. Pemantauan atau Monitoring

Kegiatan pemantauan dilakukan dengan kunjungan ke masing-masing bagian proyek. Kunjungan ini untuk melakukan sampling pengendalian mutu tentang pelaksanaan proyek, penyiapan peralatan dan median yang dibutuhkan, serta penggunaan biaya yang telah ditetapkan.

2. Supervisi

Supervisi adalah kegiatan yang dilakukan untuk memastikan satu tahapan pada proyek telah berjalan sesuai dengan mekanisme atau pedoman yang telah ditetapkan.

3. Penguatan Kapasitas Pengerjaan

Kegiatan ini dilakukan untuk mendorong tingkatan pencapaian pekerjaan berdasarkan batasan-batasan waktu yang telah disepakati. Selain itu, kegiatan penguatan kapasitas ini juga dilakukan untuk mendorong meningkatnya kinerja sesuai dengan tugas, fungsi dan tanggung jawab masing-masing bagian pengerjaan proyek.

Pengelolaan Mutu

Pengelolaan mutu bertujuan untuk mencapai persyaratan mutu proyek pada pekerjaan pertama tanpa adanya pengulangan, dengan cara-cara efektif dan ekonomis. Pengelolaan mutu proyek merupakan unsur dari pengelolaan proyek secara keseluruhan antara lain sebagai berikut :

1. Meletakan dasar filosofi dan mutu proyek
2. Memberikan keputusan strategis mengenai hubungan antara mutu dan jadwal
3. Membuat program penjamin dan pengendalian mutu proyek (QA / QC)
4. Implementasi program QA / QC

Quality Assurance

Definisi

Quality Assurance secara garis besar adalah profesi atau bagian dari sebuah perusahaan yang menjalankan fungsi monitoring, uji tes, dan memeriksa semua proses yang terlibat dalam produksi suatu produk. Dengan kata lain, quality assurance adalah orang-orang kepercayaan perusahaan yang bertugas untuk memastikan standar kualitas suatu produk yang diproduksi oleh perusahaan tersebut.

Aspek Quality Assurance

 

1. HOSPITALITY QUALITY ASSURANCE

Merupakan penjamin mutu untuk sebuah produk yang ditawarkan oleh hospitality industry semacam hotel atau hal-hal yang berkaitan dengan pariwisata

2. SOFTWARE QUALITY ASSURANCE

Merupakan penjamin mutu sebuah produk yang dihasilkan oleh perusahaan teknologi yang berbasis perangkat yang memastikan bahwa produk perangkat lunak yang ditawarkan adalah produk yang layak digunakan

3. TOTAL QUALITY ASSURANCE

Penjamin mutu atau kualitas perusahaan secara lebih menyeluruh dan total (perusahaan dan produknya). Semakin perusahaan dapat menjamin kualitasnya, maka tentu saja pencapaian target akan tercapai

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB QUALITY ASSURANCE

Sebagai quality assurance tentu saja seseorang harus merancang, mengevaluasi, meninjau, menguji, mendokumentasikan, mengumpulkan data, menganalisis data, mengembangkan, mrekomendasikan, mengelola, mengidentifikasi, dan memastikan segala hal yang terkait dengan penjaminan mutuatau kualitas suatu proyek yang diproduksi oleh perusahaan.

Total Quality Management

Definition

TQM atau Total Quality Management adalah strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi. Sesuai dengan definisi dari ISO, TQM adalah “suatu pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas, berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi serta masyarakat.

Mendefinisikan mutu / kualitas memerlukan pandangan yang komprehensif. Ada beberapa elemen bahwa sesuatu dikatakan berkualitas, yakni :

• Kualitas meliputi usaha memenuhi atau melebihi harapan pelanggan.
• Kualitas mencakup produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan.
• Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (apa yang dianggap berkualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada saat yang lain).
• Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan

Lima Pilar TQM

Lebih lanjut Bill Creech, 1996, menyatakan bahwa prinsip-prinsip dalam sistem TQM harus dibangun atas dasar 5 pilar sistem yaitu;

1) Produk 2) Proses 3) Organisasi 4) Pemimpin 5) Komitmen

Unsur-unsur Utama TQM

a) Fokus pada pelanggan.

b) Obsesi terhadap kualitas.

c)Pendekatan ilmiah.

d)Komitmen jangka panjang.

e)Kerja sama tim.

f) Perbaikan sistem secara berkesinambungan.

g)Pendidikan dan pelatihan.

h)Kebebasan yang terkendali.

i)  Kesatuan tujuan.

j) Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

Prinsip-prinsip TQM

Husaini mengutip pendapat Hensler dan Brunell yang mengatakan bahwa ada empat prinsip utama dalam TQM. Keempat prinsip tersebut adalah sebagai berikut :

1. Kepuasan Pelanggan

Mutu tidak hanya dimaknai sebagai kesesuaian produk dengan spesifikasi-spesifikasi tertentu saja, tetapi juga mampu memuaskan pelanggan.

2. Respek terhadap Setiap Orang

Setiap orang dalam organisasi harus dipandang sebagai sumber daya dan aset organisasi yang paling bernilai.

3. Manajemen Berdasarkan Fakta

Setiap pengambilan langkah dan keputusan organisasi selalu didasarkan atas fakta

4. Perbaikan Terus-Menerus

Konsep perbaikan yang diterapkan adalah siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang merupakan semangat TQM dalam usaha pencapaian mutu terbaik. PDCA adalah alat yang bermanfaat untuk melakukan perbaikan secara terus menerus tanpa berhenti.

Siklus Continous Improvement

Manfaat TQM

TQM sangat bermanfaat baik bagi pelanggan, institusi, maupun bagi staf organisasi.

Manfaat TQM bagi Pelanggan

1)Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan.

2)Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih diperhatikan.

3)Kepuasan pelanggan terjamin.

Manfaat TQM bagi Institusi

1.Terdapat perubahan kualitas produk dan pelayanan

2.Staf lebih termotivasi

3.Produktifitas meningkat

4.Biaya turun

5.Produk cacat berkurang

6.Permasalahan dapat diselesaikan dengan cepat.

Manfaat TQM bagi Staf Organisasi

1)      Pemberdayaan
2)      Lebih terlatih dan berkemampuan
3)      Lebih dihargai dan diakui

Manfaat TQM bagi Institusi di Masa Mendatang

1.Membuat institusi sebagai pemimpin (leader) dan bukan hanya sekedar pengikut (follower)

2.Membantu terciptanya tim work

3.Membuat institusi lebih sensitif terhadap kebutuhan pelanggan

4.Membuat institusi siap dan lebih mudah beradaptasi terhadap perubahan

5.Hubungan antara staf departemen yang berbeda lebih mudah

Karakteristik Utama TQM

• Selalu Fokus pada Pelanggan
• Perhatian pada Kegiatan Pengembangan Secara Berkelanjutan
• Fokus pada Proses
• Pengembangan Mutu pada Keseluruhan Organisasi
• Pengembangan Mutu pada Keseluruhan Organisasi.
• Pengukuran yang akurat.
• Pemberdayaan sumber daya manusia.

Persyaratan Implementasi TQM

Agar implementasi program TQM berjalan sesuai dengan yang diharapkan diperlukan persyaratan sebagai berikut:

1.Komitmen yang tinggi (dukungan penuh) dari menejemen puncak.

2.Mengalokasikan waktu secara penuh untuk program TQM

3.Menyiapkan dana dan mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas

4.Memilih koordinator (fasilitator) program TQM

5.Melakukan banchmarking pada perusahaan lain yang menerapkan TQM

6.Merumuskan nilai (value), visi (vision) dan misi (mission)

7.Mempersiapkan mental untuk menghadapi berbagai bentuk hambatan

8.Merencanakan mutasi program TQM.

 

Sistem Manajemen Mutu

Definisi

Sistem Manajemen Mutu (SMM) (bahasa inggris: Quality Management System, QMS) adalah kemampuan suatu organisasi dalam menjaga kualitas mutu dari jasa atau barang yang dilayankan. Salah satu SMM yang sangat populer dan mungkin paling banyak diterapkan di seluruh dunia adalah SMM yang dikeluarkan oleh Organisasi Standar Internasional (International Standard Organization, ISO). ISO menetapkan standar untuk SMM dengan seri 9000, sehingga dikenal dengan sebutan ISO 9000.

ISO 9000 diperkenalkan pada tahun 1987, berisi dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari SMM. ISO 9000:1987 kemudian direvisi menjadi 9000:1994 (tahun 1994). Pada 2000 diperkenalkan ISO 9001:2000 yang berisi persyaratan-persyaratan SMM (QMS Requirements). Versi 2000 tersebut pada 2008 direvisi menjadi ISO 9001:2008. Varian dari ISO 9000/9001 adalah ISO 9002, 9003, dan 9004. Namun, yang paling populer adalah ISO 9001. Jika suatu perusahaan sudah memiliki sertifikasi ISO 9001, maka dapat dikatakan bahwa jasa atau barang yang dilayankan perusahaan tersebut sudah pasti memiliki mutu yang terjamin.

Perbedaan Prinsip manajemen Mutu ISO 9001: 2008 vs ISO 9001: 2015

Dari 8 Menjadi 7 Prinsip

Dengan di revisi nya sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 terjadi beberapa perubahan –perubahan yang cukup signifikan dan salah satunya adalah perubahan prinsip manajemen mutu dari 8 menjadi 7 prinsip manajemen mutu.

Diantaranya sebagai berikut

Pada ISO 9001:2008 prinsip manajemen mutu terdiri dari 8 prinsip diantaranya, Costumer Focus, Leadership, Involvement of People, Process Approach, System Approach to management, Continual Improvement, Factual Approach Decision Making, Mutual Benficial Suppliers Relationship. Pada ISO 9001: 2015, Prinsip ke 4 dan ke 5 digabungkan menjadi satu, sehingga hanya ada 7 prinsip manajemen mutu.

7 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2015

 

 

SUMBER:

 

ISO Quality Management Principles 2015

Usman, Husaini, Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan, Jakarta: Bumi Aksara, 2006.

https://www.wikiapbn.org/sistem-manajemen-mutu

http://www.pakguru.id/2019/02/konsep-dasar-dan-prinsip-total-quality.html

https://ipqi.org/definisi-unsur-prinsip-manfaat-program-total-quality-management-tqm

https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_kualitas_total

 

Created by : Dwina Apriyanti – 0218123015
Manajemen Reg B1-A
Universitas Widyatama

Dosen Pengampu :
Iis Rostiawati, S.E.,M.M

Project  Schedule  atau  jadwal  proyek  dibuat  oleh  manajer proyek  untuk mengatur  manusia  didalam  proyek  dan  menunjukkan  kepada organisasi bagaimana pekerjaan (proyek) akan dilaksanakan.

Ini  adalah  alat  untuk  memantau  (bagi  project  manager)  apakah  proyek dan  tim masih terkendali atau tidak.

Project schedule berbentuk kalender yang dihubungkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan dan daftar resource yang dibutuhkan. Sebelum jadwal dibuat, Work breakdown structure (WBS) (metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis) harus terlebih dahulu ada, jika tidak maka jadwal tersebut akan terkesan mengada-ada.

Untuk membuat project schedule, ada beberapa software yang bisa dijadikan pilihan.  Pilihan software yang gratis dan open source antara lain:

1. Open Workbench
2. dotProject
3. netOffice
4. Tutos

Hal yang perlu diperhatikan ketika membuat project schedule seperti :

1. Alokasi resource pada tiap pekerjaan

Resource  bisa  berupa  berbagai  hal  seperti  manusia,  barang,  peralatan  (komputer, proyektor,  dll),  tempat  (ruang  rapat,  misalnya)  atau  layanan  (seperti  training  atau  tim

pendukung  out  source)  yang  dibutuhkan  dan  mungkin  ketersediaannya  terbatas. Bagaimanapun juga resource yang utama adalah manusia.

2. Identifikasikan setiap ketergantungan

Sebuah pekerjaan disebut memiliki ketergantungan jika melibatkan aktivitas, resource atau work  product  yang  dihasilkan  pekerjaan/aktivitas  lain.

3. Buat jadwalnya

Tiap  pekerjaan  juga  memiliki  jangka  waktu  pekerjaan.  Dengan  demikian  jadwal  bisa dibuat. Contoh:

Kegunaan Penjadualan Proyek :
Menunjukkan hubungan utama diantara kegiatan-kegiatanMenunjukkan hubungan antar tiap aktivitas / kegiatan dalam proyekMendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya untuk setiap kegiatanMembantu meningkatkan penggunaan sumber daya manusia, uang, dan material dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam proyek.

MENGATASI KONFLIK PENJADWALAN

Munculnya Konflik

1. Adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut ;
2. Seringnya pergantian personil yang sebelumnya mungkin tidak saling kenal, sehingga orang harus bekerjasama dengan orang-orang baru.
3. Saling mementingkan bagiannya agar pekerjaan di bagiannya akan berhasil. Lebih cepat atau baik.

• Konflik Antara User dan Kontraktor

Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

• Konflik dalam Organisasi Proyek

Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan, memang ada konflik antar individu dalam proyek.

Konflik Selama Siklus Hidup Proyek

Dari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta pendapat dari seratus orang manajer proyek tentang sumber konflik yang terjadi dalam manajemen proyek, ditemukan tiga penyebab utama konflik.

1. Penjadwalan proyek,
2. Prioritas proyek dan
3. Tenaga kerja.

Sedangkan penyebab yang lain adalah masalah teknis dan trade off hasil fisik, administrasi dan organisasi, perbedaan inter personal dan biaya. Sumber konflik akan berubah sesuai dengan tahap proyek yang dilalui.

Hasil Studi Sumber utama konflik dan tahap-tahap proyek Siklus Hidup Proyek

Mulai ———————————————————-> Selesai

Jika pada tahap akhir proyek banyak pekerjaan belum selesai maka jadwal akan menjadi sumber konflik. Sehingga akan membuat orang yang terlibat dalam proyek merasa khawatir dan bahkan stress. Sebelum memasuki tahap baru proyek yang lain akan terjadi permasalahan alokasi tenaga kerja.

Pemecahan Konflik

1. Menarik kembali kesepakatan (Withdrawing)
2. Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik)
3. Menggunakan kekuasaan (Forcing)
4. Kompromi
5. Konfrontasi

Metoda Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik

Teknik Memperjelas Peran

Seringkali ketidak sepakatan antar personil dalam satu kelompok muncul karena :

• Proyek masih baru, sehingga bagi orang-orang didalamnya tidak jelas apa yang harus dilakukan dan apa yang diharapkan orang lain kepadanya.
• Adanya perubahan dalam proyek dan pekerjaan yang telah disepakati dan orang-orang tidak tahu tentang hal ini.
• Mendapatkan suatu permintaan atau perintah yang ia tidak mengerti, atau adanya suatu anggapan bahwa dia seharusnya tidak tahu tentang suatu hal.
• Semua orang berpikir bahwa seseoran^akan menyelesaikan suatu pekerjaan padahal tak seorangpun mengerjakannya.
• Orang-orang tidak tahu apa yang sedang dikerjakan kelompoknya atau dikerjakan oleh kelompok lain.

Tujuan dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.

Memperjelas Peran-peran Untuk Tim

Mempertemukan orang dalam tim kemudian diberi pertanyaan untuk dijawabnya :

1. Apa yang diinginkan organisasi terhadap pekerjaan anda?
2. Apa yang sebenarnya anda lakukan dalam melakukan pekerjaan?
3. Apa yang seharusnya diketahui orang lain tentang pekerjaan anda yang sebenarnya dapat membantu mereka (teman satu tim)?
4. Apa yang perlu anda ketahui tentang pekerjaan orang lain yang sebenarnya bermanfaat bagi anda?
5. Kesulitan-kesulitan apa yang anda alami dengan orang lain?
6. Perubahan apa dalam organisasi/ tugas atau aktivitas-aktivitas yang akan memperbaiki performansi kerja tim anda?

Pertanyaan-pertanyaan ini diberikan dan dijawab oleh setiap or­ang dalam tim sebelum ada suatu pertemuan. Pada awal pertemuan perlu dijelaskan agar setiap orang dalam tim memberikan jawaban yang jujur, mengeluarkan uneg-unegnya dan diharapkan semua akan setuju dengan penjelasan ini. Ini perlu ditegaskan agar pertemuan tersebut tidak hanya formalitas yang akan memperjelas peran tim tersebut.

Memperjelas Peran Setiap Orang

Hal ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan untuk memperjelas peran tim. Kegiatan bisa dimulai dengan satu or-ang tertentu (misalkan A) untuk menyatakan dalam bentuk tulisan tentang siapa saja yang mempunyai hubungan kerja dengannya dan mengharap perilaku tertentu terhadapnya dalam hubungan kerja. Setelah itu orang ini (A) dan orang yang disebutkannya perlu mengadakan suatu pertemuan untuk membahas mengenai apa saja yang diharapkan orang-orang ini dari si A. Akan jelas disitu apakah antar orang ini akan mengharapkan peran dari si A yang cukup membingungkan, tidak konsisten atau tidak pas. Dengan demikian akan jelas bagi si A peran apa saja yang seharusnya ia lakukan.

• Resolusi Konflik dalam Kelompok

Jika beberapa kelompok terlibat konflik karena harapan yang berbeda maka ada cara tersendiri yang diusulkan Dyer. Pertama, setiap kelompok yang menyiapkan daftar pertanyaan mengenai apa yang dibutuhkannya dari kelompok lain. Misalkan tentang apa yang harus dilakukan, harus diakhiri dan diteruskan oleh kelompok lain. Kelompok yang bersangkutan juga harus berpikir tentang apa yang diharapkan dan diinginkan kelompok lain terhadap kelompoknya. Kelompok-kelompok tersebut selanjutnya saling tukar menukar daftar yang sudah dibuatnya. Dilakukan tawar menawar antar kelompok tersebut untuk mencapai kesepakatan tentang apa yang harus dilakukan oleh setiap kelompok. Dalam hal ini harus disadari bahwa tujuannya untuk menemukan solusi dari konflik yang terjadi, bukan untuk saling mencari kesalahan. Kalau perlu ada seseorang konsultan untuk menjembatani proses negosiasi ini. Agar setiap kelompok tetap punya komitmen terhadap hasil kesepakatan, sebaiknya hasilnya dibuat tertulis.

Manfaat Adanya Konflik

1. Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
3. Memunculkan masalah lama ke  permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut
4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang
6. Memberikan kesempatan kepada    seseorang    untuk menguji kapasitas kemampuannya

HUBUNGAN ANTAR AKTIVITAS

Mendefinisikan Aktivitas (Activity Definition) Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek.

Tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun

Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.

1. Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ; ketergantungan yang tidak dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah diselesaikan.
2. Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.
3. Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh, pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.

Hubungan antar Aktivitas atau Activity Relationship Chart (ARC) adalah digram yang digunakan untuk mendapatkan hubungan dari aktivitas-aktivitas tertentu, sehingga dapat ditentukan aktivitas yang harus berdekatan dan aktivitas yang harus berjauhan dalam suatu perancangan tata letak fasilitas.

GANTT CHART

Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan sumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006).

Gantt Chart : suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun.

Beberapa praktisi mengatakan bahwa Gantt Chart hanya cocok digunakan untuk proyek proyek dengan skala kecil hingga menengah. Untuk proyek besar dengan aktivitas yang kompleksmaka agak sulit untuk menampilkan semuanya dalam sebuah Gantt Chart. Apalagi Gantt Charthanya berfokus pada sisi manajemen saja yaitu: waktu, biaya dan project scope. Sehingga pada beberapa kasus jumlah aktivitas tidak selalu merefleksikan besarnya proyek yang dikerjakan.

Gantt Chart dapat membantu penggunanya untuk memastikan bahwa (Heizer, Jay dan Render, Barry,2006):

1. Semua kegiatan telah direncakan
2. Urutan kinerja telah diperhitungkan
3. Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat, dan
4. Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

Kelebihan :

1. Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
2. Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.
3. Gantt Chart juga dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.
4. Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

Kekurangan :

1. Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
2. Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
3. Gantt chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antara aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart.

Cara Membuat Gantt chart

• Mengidentifikasikan Tugas
• Menggambarkan Sumbu Horizontal
• Menuliskan Tugas ataupun Bagian Pekerjaan
• Melakukan Pemeriksaan kembali

Fungsi Gantt Chart

1. Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu
2. Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan
3. Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan

ANGGARAN DAN TUJUAN ORGANISASI

Anggaran: kumpulan pernyataan mengenai perkiraan atas penerimaan dan pengeluaran yang diharapkan akan terjadi dalam satu tahun atau beberapa periode mendatang yang sudah ditentukan.

Menurut Gomes (1995, p.87-88), anggaran merupakan dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut.

Fungsi Anggaran :
Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

Manfaat Anggaran :
Menurut Marconi dan Siegel (1983) dalam Hehanusa (2003, p.406-407) manfaat anggaran adalah :

1. Anggaran merupakan hasil dari proses perencanaan, berarti anggaran mewakili kesepakatan negosiasi di antara partisipan yang dominan dalam suatu organisasi mengenai tujuan kegiatan di masa yang akan datang.
2. Anggaran merupakan gambaran tentang prioritas alokasi sumber daya yang dimiliki karena dapat bertindak sebagai blue print aktivitas perusahaan.
3. Anggaran merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan departemen (divisi) yang satu dengan departemen (divisi) lainnya dalam organisasi maupun dengan manajemen puncak.
4. Anggaran menyediakan informasi tentang hasil kegiatan yang sesungguhnya dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan.
5. Anggaran sebagai alat pengendalian yang mengarah manajemen untuk menentukan bagian organisasi yang kuat dan lemah, hal ini akan dapat mengarahkan manajemen untuk menentukan tindakan koreksi yang harus diambil.
6. Anggaran mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan untuk bekerja dengan konsisten, efektif dan efisien dalam kondisi kesesuaian tujuan antara tujuan perusahaan dengan tujuan karyawan.

Karakteristik Anggaran

1. Dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan.
2. Umumnya mencakup jangka waktu tertentu, satu atau beberapa tahun.
3. Berisi komitmen atau kesanggupan manajeman untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.
4. Usulan angggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusunan anggaran.
5. Sekali disusun, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu

Syarat Penyusunan Anggaran

1. Realistis, anggaran diharapkan dapat dicapai sesuai dengan keadaan saat ini, tidak terlalu optimis dan juga tidak terlalu pesimis.
2. Luwes, tidak kaku dan berpeluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang berubah.
3. Berkesinambungan, membutuhkan perhatian yang terus menerus.
4. Partisipatif, membutuhkan partisipasi dari keseluruhan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah tercermin dalam anggaran.
5. Edukatif, dapat mendidik karyawan dan manajemen untuk berkerja sesuai dengan komitmennya
6. Komunikatif, anggaran digunakan sebagai alat komunikasi antar departemen.
7. Integratif, anggaran harus dapat menyatukan pelaksanaan kegiatan semua bagian dalam suatu laporan anggaran
8. Koordinatif, dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan departemen untuk mencapai tujuan perusahaan.

Bagaimana cara membuat anggaran proyek pada sebuah perusahaan kontraktor ?

Menyiapkan gambar proyek

Tahap pertama sebelum membuat anggaran proyek adalah mempersiapkan gambar proyek yang telah dibuat oleh seorang arsitek. Gambar proyek ini berguna untuk membuat surat izin mendirikan bangunan dan surat perjanjian kontrak kerja antara client dengan perusahaan kontraktor. Gambar proyek juga berguna saat pembuatan anggaran proyek karena bisa digunakan untuk menentukan spesifikasi dan ukuran material bangunan yang akan digunakan nantinya dan menentukan jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Menghitung volume pekerjaan

Volume pekerjaan disini memiliki arti yaitu satuan yang digunakan untuk mengukur suatu objek. Dalam mengerjakan suatu proyek, perhitungan volume pekerjaan biasanya dihitung dalam satuan m2 (meter persegi), m3 (meter kubik), unit, dan titik.

Menghitung harga satuan pekerjaan

Harga satuan pekerjaan dibagi menjadi 2 yaitu harga material dan harga upah pekerja. Harga material didapatkan dari total harga material bangunan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu proyek. Harga upah pekerja didapatkan dari: biaya kerja per jam x estimasi waktu pekerjaan x total keseluruhan pekerja. Jadi, harga satuan pekerjaan itu adalah jumlah harga material ditambah dengan harga upah pekerja.

Menghitung jumlah biaya pekerjaan

Jumlah biaya pekerjaan dapat diperoleh dari total volume pekerjaan dikalikan dengan total harga satuan pekerjaan yang telah dihitung sebelumnya.

Menghitung rekapitulasi

Perhitungan rekapitulasi atau total rincian data merupakan bagian perhitungan terakhir di dalam pembuatan anggaran proyek. Dalam perhitungan ini, total biaya pekerjaan yang telah diperoleh sebelumnya dapat ditambahkan dengan biaya pajak dan biaya tambahan lainnya yang tidak termasuk biaya utama dalam anggaran proyek.

Agar tujuan organisasi dapat dicapai dilakukan proses sebagai berikut

• Identifikasi dan Pembagian Kegiatan
• Pengelompokkan Penanggung Jawab Kegiatan
• Penentuan Wewenang dan Tanggung Jawab
• Menyusun Mekanisme Pengendalian

Critical Path Method (CPM)

• CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalanlankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total
• Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan
• Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit

Cara menentukan Critical Path

• Buatlah network diagram yang baik
• Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiap jalur yang ada pada diagram tersebut.
• Jalur terpanjang adalah critical path

Contoh :

Asumsi : satuan waktu adalah hari

• Ada berapa jalur dalam network diagram
• Berapa lama setiap jalur harus dilalui?
• Tentukanlah  critical path!
• Berapa lama waktu terpendek untuk dapat menyelesaikan proyek ini?

Contoh 2 :

Issue dalam Critical Path

• Jika satu atau lebih aktivitas dalam critical path dilakukan lebih lama dari yang direncanakan, maka seluruh jadwal proyek akan berubah kecuali segera  diambil tindakan korektif

Misconceptions:

1. critical path bukanlah critical activities
2. Dalam sebuah diagram dapat saja terdapat lebih dari  satu critical path
3. critical path dapat mengubah kemajuan proyek

Analisis Critical Path  dalam membangun Jadwal Proyek

• Critical path dapat  digunakan  dalam  mempertimbangkan jadwal yang terbaik yang mungkin digunakan
• Free slack or free float adalah jumlah waktu yang dapat ditunda dari sebuah aktivitas tanpa membuat penundaan waktu awal tercepat dari aktivitas yang mengikutinya.
• Total slack or total float adalah jumlah waktu tunda sebuah aktivitas tanggal awal tercepatnya tanpa mengakibatkan penundaan tanggal akhir proyek yang telah direncanakan.
• A forward pass network diagram menunjukkan tanggal tercepat dimulainya dan berakhirnya proyek, sedang backward pass menunjukan tanggal paling terlambat dimuainya dan berakhirnya proyek.

Diagram PERT :

• PERT adalah singkatan untuk program evaluation and review techniques (Teknik-teknik revisi dan evaluasi program)
• Merupakan suatu program (sama dengan proyek) diwakili lewat simpul jaringan dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal bila diperlukan dan  merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan
• PERT dikembangkan di akhir tahun 1950-an dan digunakan pada proyek nuklir bawah laut Navy’s polaris amerika serikat, yang dilaporkan sudah menghemat waktu perkembangan AL AS selama dua tahun.
• PERT lebih bermanfaat bila kegiatan dilakukan secara pararel daripada secara berurutan. Penganalisis sistem akan memperoleh keuntungan dari PERT bila menerapkannya pada proyek yang dipilah menjadi skala yang  lebih kecil, khususnya bila anggota tim mengerjakan kegiatan-kegiatan  tertentu pada waktu yang sama saat anggota tim lain mengerjakan tugas  mereka sendiri.

Contoh suatu kegiatan proyek dengan menggunakan grafik GANT :

Jadwal diatas diubah ke diagram PERT

 

 

Created by : Dwina Apriyanti – 0218123015

Manajemen S1 Reg-B1 A
Universitas Widyatama

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M

 

 

DAFTAR PUSTAKA

1. https://ipqi.org/pengertian-cpm-dan-pert/
2. https://slideplayer.info/slide/12211289/
3. http://web.ipb.ac.id/~erizal/manpro/perenca naan%20pengendalian%20proyek.pdf
4. https://manajemenproyekindonesia.com/? p=848
5. https://www.scribd.com/doc/82406087/Defi nisi-Gantt-Chart

Project  Schedule  atau  jadwal  proyek  dibuat  oleh  project  manager  untuk  mengatur  manusia  didalam  proyek  dan  menunjukkan  kepada organisasi  bagaimana  pekerjaan  (proyek)  akan dilaksanakan.  Ini adalah  alat  untuk  memantau  (bagi  project  manager)  apakah  proyek dan  tim masih terkendali atau tidak.

Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya

Tujuan MSDM :

Menurut Sedarmayanti, penulis buku Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja (2009):

1. Tujuan Sosial

Bertanggung jawab secara sosial terhadap tantangan dan keperluan yang terjadi di masyarakat khususnya diruang lingkup organisasi dan mengurangi efek dampak negative atau merugikan yang akan muncul.

2. Tujuan Organisasional

Sasaran-sasaran formal yang disusun guna membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.

3. Tujuan Fungsional

Yaitu mempertahankan konstribusi dari sumber daya manusia ditiap departemen perusahaan yang dibutuhkan. Sumber daya tersebut dipelihara agar memberikan konstribusi yang optimal.

4. Tujuan Individu Atau Tujuan Pribadi

Dalam organisasi juga harus diperhatikan oleh setiap manajer, terutama manajemen sumber daya manusia, dan harus diarahkan dengan tujuan organisasi secara keseluruhan (overall, organizational objectives).

Tahapan MSDM

• Perencanaan Sumber Daya Manusia
  Mengidentifikasi dan mendokumentasikan peranan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana cara kerja orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek.
• Akuisisi Tim Proyek
  Mendapatkan tim projek sesuai kebutuhan pada projek.
• Mengembangkan Tim Proyek
  Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek
• Mengelola Tim Proyek
  Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek

Kunci Dalam Pengelolaan MSDM Project

A. Motivasi

suatu dorongan kehendak yang menyebabkan seseorang melakukan suatu perbuatan untuk mencapai tujuan tertentu

Teori Satisfier atau motivators menurut Herzberg:

1. Pencapaian dan penghargaan
2. Tanggung jawab
3. Promosi
4. Pertumbuhan/ Kemajuan Tingkat Hidup

B. Pengaruh dan kekuasaan (power)

kemampuan potensial mempengaruhi perilaku untuk mendapatkan orang  melakukan hal yang dituju.

9 DASAR PENGARUH (HJ THAMLAIN & DL WILEMON)

1. Kewenangan(otoritas)
2. Penugasan
3. Anggaran
4. Promosi
5. Dana
6. Penalti
7. Tantangan kerja
8. Keahlian
9. Keakraban

C. Keefektifan

Meningkatkan efektivitas setiap sumber daya manusia didalam project.

COVEY’S 8 HABITS :PENINGKATAN EFEKTIVITAS

1. Be proactive
2. Put first things
3. Begin with the end in mind
4. Think win and win!
5. Seek first to understand, then to be understood
6. Synergize
7. Sharpen the saw
8. Find your voice, and inspire others to find theirs

LRC (Linear Responsibility Charts)

Linear Responsibility charts adalah suatu alat atau teknik untuk mengidentifikasi area fungsional, kegiatan utama, dan titik keputusan dimana ambiguitas atau konflik terjadi.

Sebuah Linear Responsibility Charts (LRC) atau dikenal sebagai Responsibility Assignment Matriks (RAM) adalah jenis khusus dari matriks yang digunakan dalam manajemen proyek, matriks ini juga menjelaskan apa dan siapa pekerjaan proyek.

Manfaat Responsibility Charts

1. Membantu untuk mempermudah mengetahui peran dan tanggung jawab.
2. Membantu untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan system kerja.
3. Mengklarifikasi individu atau departemen dalam peran dan tanggung jawab.
4. Mengidentifikasi akuntabilitas.
5. Menghilangkan kesalahpahaman dan mendorong kerjasama tim.
6. Mengurangi duplikasi usaha.
7. Membantu untuk memudahkan komunikasi team.

Tujuan Responsibility Charts

1. Mengidentifikasi individu serta tim dalam peran dan   hubungan timbal balik.
2. Memahami serta menjelaskan peran masing-masing   sesuai dengan tujuan dan harapan.
3. Meningkatkan akuntabilitas, delegasi, komunikasi dan kerjasama.

Kekurangan Matrix Responsibility Chart atau Linear Responsibility Chart

• Tidak menggambarkan tentang interaksi orang dalam proyek.
• Semua hubungan mungkin sulit untuk digambarkan.
• Persyaratan yang diberlakukan dapat membatasi kegunaannya.
• Bertindak sebagai alat mekanis untuk memperbaiki tanggung jawab saja tetapi tidak mendefinisikan hubungan antara individu dalam proyek.

How to make the chart?

Example for make LRC with RACI

Pedoman Responsibility charts

1. Ingat filosofi budaya baru ketika mendefinisikan peran dan tanggung jawab.
2. Tempat akuntabilitas (A) dan tanggung jawab (R) pada tingkat yang paling dekat dengan tindakan atau pengetahuan
3. Hanya ada satu pertanggungjawaban per kegiatan.
4. Otoritas harus menemani akuntabilitas
5. Meminimalkan jumlah konsultan (C) dan menginformasikan (I)
6. Semua peran dan tanggung jawab harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.

Produktivitas Tenaga Kerja

Produktivitas tenaga kerja adalah salah satu ukuran perusahaan dalam mencapai tujuannya. Sumber daya manusia merupakan elemen yang paling strategik dalam organisasi, harus diakui dan diterima oleh manajemen. Peningkatan produktivitas kerja hanya mungkin dilakukan oleh manusia (Siagian, 2002, p.2)

Pengukuran Produktivitas Tenaga Kerja

Pengukuran produktivitas tenaga kerja menurut system pemasukan fisik perorang atau per jam kerja orang diterima secara luas. Namun dari sudut pandangan/ pengawasan harian, pengukuran-pengukuran tersebut pada umumnya tidak memuaskan. Dikarenakan adanya variasi dalam jumlah yang diperlukan untuk memproduksi satu unit produk yang berbeda. Oleh karena itu, digunakan metode pengukuran waktu tenaga kerja (jam, hari atau tahun).

Mengukur Produktivitas

Terdapat dua jenis ukuran jam kerja manusia

1. jam-jam kerja yang harus dibayar
2. jam-jam kerja yang dipergunakan untuk bekerja.

Fungsi Pengukuran Produktivitas Kerja

• Pengukuran produktivitas kerja ini mempunyai peranan penting untuk mengetahui produktivitas kerja dari para karyawan sehingga dapat diketahui sejauh mana produktivitas yang dapat dicapai oleh karyawan.
• Selain itu pengukuran produktivitas juga dapat digunakan sebagai pedoman bagi para manajer untuk meningkatkan produktivitas kerja sesuai dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi produktivitas tenaga kerja

Menurut Simanjuntak (dalam Sutrisno, 2009), ada beberapa faktor yang dapat memengaruhi produktivitas kerja karyawan, yaitu:

• Pelatihan Kerja
• Mental dan kemampuan fisik karyawan
• Hubungan antara atasan dan bawahan

 

 

 

Created by : Dwina Apriyanti – 0218123015

Manajemen S1 Reg-B1 A

Dosen Pengampu : Ibu Iis Rostiawati, S.E., M.M.